PRIVACY POLICY

Commitment to Privacy
Centre Jubilee Centre (CJC) is committed to respecting, safeguarding and protecting your personal health information (PHI) and complying with the provisions of the Personal Health Information Protection Act, (PHIPA) 2004, which requires that PHI be kept private and secure. We strive to provide our clients with excellent care and services. Every member of the Jubilee Centre must abide by our commitment to privacy in the handling of (PHI).

Applicability of this Privacy Policy
This Privacy Policy attests to our commitment to privacy and demonstrates how we strive to ensure that client privacy and their (PHI) is protected. Our Privacy Policy applies to client (PHI) that is in our possession and control.

What is Personal Health Information (PHI)?
Personal Health Information (PHI) is information pertaining to your health that can be linked to your identity. It may include demographic information, facts and information about you including mental, social and service history, family/home environment, the provision of health care and your health card number.

The 10 Principles of Privacy
Our Privacy Policy reflects our compliance with fair information practices, applicable laws and standards of practice.

1. Accountability
We take our commitment to securing client privacy very seriously. Each Clinician and employee associated with the Centre is responsible for the personal information under his/her control. Our employees are informed about the importance of privacy and receive information periodically to update them about our Privacy Policy and related issues.

2. Identifying Purposes: Why We Collect (PHI)
We collect (PHI) to establish a relationship and:
• to provide the addiction and mental health services requested
• to prevent harm or respond to emergency situations
• to inform the allocation of resources and for reporting to the Ministry of Health/OH-North
• to measure the effectiveness of our services
We obtain most of our information about you directly from you, or from other agencies whom you have authorized to disclose to us. You are entitled to know how we use your information. We will limit the information we collect to what we need for those purposes, and we will use it only for those purposes. We will obtain your consent if we wish to use your information for any other purposes.

3. Consent
You have the right to determine if and how your personal health information is used and disclosed. For most health care purposes, your consent is implied as a result of your request and consent to treatment.
Except as otherwise permitted under applicable law, personal information is collected, used or disclosed based on your implied or express consent.
While you may withdraw or place limits on your consent, doing so could prevent the Jubilee Centre from accurately assessing your health or clinical status and may result in ineffective or insufficient treatment or service.
While we take every precaution to ensure your confidentiality, we are required to release your information without your consent in the following circumstances:
• between CJC staff and consultants employed by CJC for consultation, supervision and quality assurance purposes.
• when information is obtained about a child who may be in need of protection
• where you are at risk of self-harm or at risk of harming others
• where CJC is served with a subpoena
• when the Ministry of Health/OH-North is investigating or auditing our records.

4. Limiting Collection
We collect information by fair and lawful means and collect only that information which may be necessary for purposes related to the provision of your care or treatment.

5. Limiting Use, Disclosure and Retention
The information we request from you is used for the purposes identified. We will seek your consent before using the information for purposes beyond the scope of the identified purposes.
Clients will be required to sign and date a Consent to Disclose Personal Health Information Form prior to service being provided by the Centre.
Your personal health information (PHI) is kept by the Jubilee Centre for as long as it remains necessary or relevant for identified purposes, or as required by law, and will be destroyed thereafter. PHI records are retained for up to ten years after the last service was provided, beyond which point they will be shredded/destroyed.

6. Accuracy
We endeavour to ensure that all decisions involving your personal information are based upon accurate and timely information. While we will do our best to base our decisions on accurate information, we rely on you to disclose all material information and to inform us of any relevant changes or corrections to the PHI in our possession.

7. Safeguards: Protecting Your Information
We protect your information with appropriate safeguards and security measures. The Centre maintains personal information in a combination of paper and electronic files. Recent paper records concerning individual’s personal information are stored in locked files kept onsite at our office.
Access to personal information will be authorized only for Clinicians and employees associated with the Centre, and agents who require access in the performance of their duties as permitted by the Centre and in compliance with the Centre’s safeguards, and to those otherwise authorized by law.
We provide information to health care providers acting on your behalf, on the understanding that they are also bound by this policy, laws and ethics to safeguard your privacy. Other organizations must agree to abide by our Privacy Policy.
Our computer systems are password-secured and constructed in such a way that only authorized individuals can access secure systems and databases.
If you send us an e-mail message that includes personal information, such as your name included in the “address”, we will use that information to respond to your inquiry. Please remember that e-mail is not necessarily secure against interception. If your communication contains PHI, you should not send it electronically unless the e-mail is encrypted or your browser indicates that the access is secure.

8. Openness: Keeping You Informed
The Centre has prepared this plain-language Privacy Policy to keep you informed. You may view a copy by visiting our website at www.jubileecentre.ca.
If you have additional questions or concerns about privacy, we invite you to contact us by phone and we will address your concerns to the best of our ability.

9. Access and Correction
Under the Personal Health Information Protection Act (PHIPA), 2004, you have the right to request access to and correction of your record of personal health information. With limited exceptions, we will grant you access to the information we retain about you within a reasonable time, upon presentation of a written request and satisfactory identification.
We may charge you a fee for this service and if so, we will give you notice in advance of processing your request.
If you find errors of fact in your personal health information, please notify us as soon as possible and we will make the appropriate corrections. We are not required to correct information in relation to clinical observations or opinions made in good faith. You have a right to append a short statement of disagreement to your record if we refused to make a requested change.
If we deny your request for access to your personal information, we will advise you in writing of the reason(s) for the refusal and you may then challenge our decision.

10. Challenging Compliance
If you have any questions, concerns, or complaints regarding the privacy and/or information practices at CJC, we encourage you to contact our Privacy Officer. We will answer your questions and will promptly investigate any concerns raised regarding this policy and/or about any aspect of our handling of your (PHI). You can reach us at:

Centre Jubilee Centre
Att: Clinical Director (Privacy Officer)
140 Jubilee Ave. West
Timmins, ON
P4N 2M9
705-268-2666 ext: 226
705-267-6882 (fax)

Although we will make every effort to resolve all privacy concerns, if you are not able to resolve a privacy issue directly with our organization, you may contact:

Office of the Information and Privacy Commissioner of Ontario
2 Bloor St. East, Suite 1400
Toronto ON M4W 1A8

POLITIQUE SUR LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Engagement envers la protection de la vie privée
Le Centre Jubilee Centre (CJC) s’engage à respecter, à préserver et à protéger la confidentialité de vos renseignements personnels sur la santé ainsi qu’à se conformer aux dispositions de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS), laquelle exige que ces renseignements demeurent confidentiels et protégés. Nous nous efforçons de fournir à nos clients d’excellents soins et services. Tous les membres du Centre Jubilee sont tenus de respecter notre engagement envers la protection de la vie privée relativement au traitement des renseignements personnels sur la santé.

Applicabilité de la présente politique sur la protection de la vie privée
La présente politique sur la protection de la vie privée témoigne de notre engagement envers la protection de la vie privée et fait état des mesures que nous prenons pour assurer la protection de la vie privée de nos clients ainsi que la confidentialité de leurs renseignements personnels sur la santé. Elle s’applique aux renseignements personnels sur la santé dont nous avons la garde et le contrôle.

Que sont les renseignements personnels sur la santé?
Les renseignements personnels sur la santé sont des renseignements concernant votre santé qui peuvent permettre de vous identifier. Il peut s’agir de données démographiques, de faits et de renseignements à votre sujet, y compris votre passé sur le plan social, de la santé mentale et de l’utilisation des services; votre environnement familial et votre milieu de vie; les soins de santé reçus et votre numéro de carte Santé.

Les 10 principes de la protection de la vie privée
Notre politique sur la protection de la vie privée témoigne de notre respect des pratiques équitables de traitement de l’information, des lois pertinentes et des normes de pratique.

1. Responsabilité
Nous prenons très au sérieux notre engagement envers la protection de la vie privée des clients. Chaque clinicien et chaque employé associé au Centre est responsable des renseignements dont il a le contrôle. Nos employés connaissent l’importance de la protection de la vie privée et reçoivent régulièrement des mises à jour concernant notre politique sur la protection de la vie privée et les questions connexes.

2. Détermination des fins auxquelles nous recueillons des renseignements personnels sur la santé
Nous recueillons des renseignements personnels sur la santé pour établir un rapport et :
• fournir les services de santé mentale et de traitement des dépendances demandés;
• prévenir les méfaits et intervenir dans les situations d’urgence;
• éclairer l’affectation des ressources et rendre des comptes au ministère de la Santé et à Santé Ontario Nord;
• évaluer l’efficacité de nos services.
Nous obtenons la plupart de ces renseignements directement de vous, ou d’autres organismes que vous avez autorisés à nous divulguer des renseignements à votre sujet. Vous avez le droit de savoir comment nous utilisons les renseignements à votre sujet. Nous limiterons les renseignements que nous recueillons à ceux nécessaires à la réalisation des fins déterminées, et nous ne les utiliserons qu’à ces fins. Si nous voulons utiliser vos renseignements à toute autre fin, nous obtiendrons d’abord votre consentement.

3. Consentement
Vous avez le droit de déterminer si nous pouvons utiliser et divulguer vos renseignements personnels sur la santé ainsi que la façon dont nous pouvons le faire. En ce qui concerne la plupart des fins en matière de soins de santé auxquelles nous utilisons vos renseignements, votre consentement est implicite en raison de votre demande de traitement et de votre consentement à ce traitement.
Sauf dans les cas où la loi pertinente le permet, les renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou divulgués moyennant votre consentement implicite ou exprès.
Même si vous pouvez retirer ou limiter votre consentement, vous pourriez ainsi empêcher le personnel du Centre Jubilee d’évaluer correctement votre état de santé ou votre état clinique, ce qui pourrait donner lieu à la prestation d’un service ou d’un traitement inefficace ou insuffisant.
Sachez que nous prenons toutes les mesures nécessaires pour assurer votre confidentialité; néanmoins, nous sommes tenus de divulguer vos renseignements sans votre consentement dans les situations suivantes :
• échanges de renseignements entre les employés du CJC et des conseillés engagés par le CJC aux fins de consultation, de supervision et d’assurance de la qualité;
• situations où nous obtenons des renseignements au sujet d’un enfant qui pourrait avoir besoin de protection;
• situations où vous risquez de vous faire du mal ou de faire du mal à d’autres;
• situations où le CJC reçoit une assignation à comparaître;
• situations où le ministère de la Santé ou Santé Ontario Nord examine ou vérifie nos dossiers.

4. Limitation de la collecte
Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires aux fins liées à la prestation de vos soins ou de votre traitement. Pour ce faire, nous utilisons des moyens équitables et légitimes.

5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
Les renseignements que nous vous demandons de nous fournir sont utilisés aux fins déterminées. Si nous devons utiliser ces renseignements à d’autres fins, nous obtiendrons d’abord votre consentement.
Les clients devront signer et dater un formulaire de consentement à la divulgation de renseignements personnels sur la santé avant que le Centre puisse leur fournir des services.
Le Centre Jubilee conservera vos renseignements personnels sur la santé aussi longtemps qu’ils demeurent nécessaires ou pertinents pour répondre aux fins déterminées, ou aussi longtemps que la loi l’exige, après quoi, ils seront détruits. Les dossiers de renseignements personnels sur la santé sont conservés pendant jusqu’à 10 ans après la fin des services, après quoi, ils sont déchiquetés.

6. Exactitude
Nous nous efforçons de faire en sorte que toutes les décisions fondées sur vos renseignements personnels sont prises à partir de renseignements exacts et à jour. Même si nous faisons de notre mieux pour fonder nos décisions sur des renseignements exacts, nous comptons sur vous pour nous fournir tous les renseignements importants et nous informer des changements pertinents et des corrections à apporter aux renseignements personnels sur la santé que nous détenons à votre sujet.

7. Mesures de sécurité : protéger vos renseignements
Nous protégeons vos renseignements en prenant les mesures de sécurité qui conviennent. Le Centre tient des dossiers papier et des dossiers électroniques. Les dossiers papier récents contenant des renseignements personnels au sujet de quelqu’un sont conservés sur place, à notre bureau, dans des classeurs fermés à clé.
L’accès aux renseignements personnels est réservé aux cliniciens et aux employés du Centre ainsi qu’aux agents qui en ont besoin pour exercer leurs fonctions, comme le permet le Centre et conformément à la politique du Centre sur la protection de la vie privée, et aux autres personnes légalement autorisées.
Nous communiquons des renseignements aux fournisseurs de soins de santé agissant en votre nom, étant entendu qu’ils sont également tenus par la présente politique, les lois et l’éthique professionnelle de protéger votre vie privée. Les autres organismes doivent accepter de respecter notre politique sur la protection de la vie privée.
Nos systèmes informatiques sont protégés par des mots de passe. Seules les personnes autorisées accèdent aux bases de données et aux systèmes sécurisés.
Si vous nous envoyez par courriel un message qui contient des renseignements personnels, comme votre nom dans « l’adresse », nous utiliserons ces renseignements pour répondre à votre demande. Surtout, rappelez-vous que le courrier électronique n’est pas nécessairement protégé contre l’interception. Si votre communication contient des renseignements personnels sur la santé, vous ne devriez pas l’envoyer par voie électronique à moins que le courriel soit chiffré ou que votre navigateur indique que l’accès est sécurisé.

8. Transparence : vous tenir au courant
Le Centre a élaboré la présente politique en langage simple pour vous tenir au courant. Vous pouvez en visualiser une copie en visitant son site Web au www.jubileecentre.ca.
Si vous avez d’autres questions ou des préoccupations concernant la protection de la vie privée, nous vous invitons à communiquer avec nous par téléphone et nous y répondrons le mieux possible.

9. Accès et correction
En vertu de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS), vous avez le droit de demander accès à vos renseignements personnels sur la santé et de demander qu’on y apporte des corrections. Dans la plupart des cas, les personnes qui en font la demande écrite au Centre et lui présentent des pièces d’identité jugées satisfaisantes peuvent consulter leurs renseignements personnels, et ce, dans un délai raisonnable.
Nous pourrions exiger des frais pour ce service; le cas échéant, nous vous en informerons avant de traiter votre demande.
Si vous trouvez des erreurs factuelles dans vos renseignements personnels, nous vous demandons de nous en aviser dès que possible afin que nous apportions les corrections nécessaires. Nous ne sommes pas obligés de corriger les renseignements en lien avec des observations cliniques ou des opinions de bonne foi. Cependant, si nous refusons d’apporter un changement demandé, vous avez le droit d’annexer à votre dossier une note expliquant votre désaccord.
Si nous refusons votre demande d’accès aux renseignements personnels, nous vous expliquerons dans un avis écrit les raisons à l’appui de notre décision et vous pourrez alors la contester.

10. Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes
Si vous avez des questions ou des préoccupations, ou si vous voulez déposer une plainte concernant les pratiques du CJC en matière d’accès à l’information et de protection de la vie privée, nous vous encourageons à communiquer avec notre agente de protection de la vie privée. Elle répondra à vos questions et examinera rapidement toute préoccupation concernant la présente politique ou tout aspect de la façon dont nous traitons vos renseignements personnels sur la santé. Vous pouvez nous joindre à l’adresse suivante :

Centre Jubilee Centre
À l’attention de la directrice clinique (agente de protection de la vie privée)
140, avenue Jubilee Ouest
Timmins (Ontario)
P4N 2M9
705 268-2666, poste 226
705 267-6882 (téléc.)

Sachez que nous ne ménagerons aucun effort pour résoudre toute préoccupation portant sur la protection de la vie privée. Toutefois, s’il est impossible de régler votre problème de confidentialité directement avec notre organisme, vous pouvez communiquer avec l’organisme suivant :

Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée
2, rue Bloor Est, bureau 1400
Toronto (Ontario) M4W 1A8